差し込み印刷フィールドの挿入と書式を設定する

カテゴリ:Word

差し込み印刷フィールドの挿入と書式を設定する

こんにちは、市民パソコン教室北九州小倉校の篠原です。


今日は、Word2010で、差し込み印刷をする時に、差し込みフィールドに書式を設定する方法です。

差し込みフィールドの挿入と書式設定(その1)

 Word2010ではOLEデータベースファイルとしてデータを参照することが標準になっています。
 この参照方法で、差し込みデータの参照すると、Excelでデータの書式を設定していても、その書式が差し込み印刷のフィールドには反映されないようになってしまいました。
 では、旧来の参照方法で、データを差し込む方法からやってみます。この方法では、データの書式は、Excelで設定した通りの書式が反映されます。
図1-1 「ファイル」タブをクリックし、「オプション」を選択します。


Word:ファイルタブ


図2-1 「Wordのオプション」ダイアログボックスが開きますので、左側のリストから「詳細設定」をクリックします。
図2-2 一番下まで画面をスクロールさせ、「全般」というグループの中の「文書を開くときファイル形式の返還を確認する」にチェックを付けます。
図2-3 「OK」をクリックします。


Word:オプションの詳細設定

図3-1 「差し込み文書」タブをクリックします。
図3-2 「宛先の選択」ボタンをクリックします。
図3-3 「既存のリスト使用」をクリックします。


Word:差し込み文書

図4-1 「データファイルの選択」ダイアログボックスが表示されますので、使用するファイルをクリックします。
図4-2 「開く」ボタンをクリックします。


Word:差し込みデータの選択

図5-1 「データファイル形式の確認」ダイアログボックスが表示されますので、「全てを表示」チェックボックスにチェックを付けます。
図5-2 「Microsoft Excel ワークシート DDE(*.xls)」を選択します。
図5-3 「OK」をクリックします。


Word:データファイル形式の確認

図6-1 「Microsoft Excel」というダイアログボックスが表示されますので、そのまま「OK」をクリックします。ここの指定では、Excelの一番左側のシートが参照されるようになっています。参照シートを変更したい場合は、Excelでシートを一番左側に移動させて下さい。


Word:データシートの選択

図7-1 「差し込み文書」タブをクリックします。
図7-2 「差し込みフィールドの挿入」の文字の部分をクリックします
図7-3 フィールドリストが表示されるので、挿入したい差し込みフィールドをクリックします。


Word:差し込みフィールドの挿入


図8-1 差し込みフィールドが挿入されました。
図8-2 「結果のプレビュー」ボタンをクリックすると、実際に差し込まれるデータが表示されます。


Word:差し込みデータの表示確認

 この段階で、差し込まれたデータの書式は、Excel側で設定した書式と同じになっています。
 ちなみに、データとして作成しているExcelデータは以下の通りです。


Word:差し込みのExcelデータ

差し込みフィールドの挿入と書式設定(その2)

 では、もう一つの方法です。
 この方法は、Word2007やWord2010では標準的な方法です。
 図2-3のチェックがクリアされていることが前提です。
図3-1から図3-3までを実行します。
図9-1 「テーブルの選択」ダイアログボックスが表示されます。差し込みデータにしたいテーブルを選択します。
図9-2 「OK」をクリックします。


Word:OLEで差し込みデータを選択


図7-1から図8-2まで同じように実行します。
図10-1 Excelからのデータの差し込み準備は終わりましたが、表示されている書式がExcelとは違っています。


Word:差し込みデータの表示書式

 この書式を和暦で表示するように設定して見ます。
 差し込みフィールドの上でクリックします。キーボードで「Shift」+「F9」を押します。
図10-1 フィールドの内容が表示されます。項目名の後に半角空白1文字入れ、赤い下線のように入力します。

{ MERGEFIELD 日付 \@ ggge年M月d日}

 ここで、Mは大文字でなければなりません。小文字にすると、「時間の分」を表す書式になってしまいます。


Word:フィールドの編集

 入力が終わったら、キーボードで「Shift」+「F9」を押します。元の表示に戻ります。
 ここでキーボードで「F9」を押すか次のデータを表示させてください。指定した書式で表示が更新されます。


Word:差し込みフィールド書式の確認






 参考:Wordの書式設定をまとめたサイトのリンクです。
Wordの書式に関するリンク(Office.comより、ここをクリックしてください)

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