表をソート(並び替え)する

こんにちは、市民パソコン教室北九州小倉校の篠原です。


今日は、ソート、並び替えの方法です。

ソート、並べ替えはデータ整理の要

 ソート、並べ替えをしっかり理解すると、データの整理が効率良く出来るようになります。しっかり覚えましょう。
 では、ソートの操作をしてみましょう。
 この例では、「KEY」と「住所」の二つの列をソートのキーにしてみます。

図1-1 データが入力されている表が有ります。表の中にカーソルを移動します。表の中であれば、どこでもかまいません。
図1-2 「データ」タブをクリックします。
図1-3 「並べ替え」ボタンをクリックします。
並べ替え

図2-1 「並べ替え」ダイアログボックスが表示されます。最優先されるキーの設定項目が並んでいます。
図2-2 「列」のドロップダウンリストから、ソートをしたい列の名前を選択します。今回は「KEY」を選択します。ここに表示されるれる名は、デフォルトでは、ソートの範囲になっている表の一行目の項目名が表示されています。
図2-3 「並べ替えのキー」のドロップダウンリストから「値」を選択します。
図2-4 「順序」ドロップダウンリストから「昇順」を選択します。(昇順は小さい方から大きい方に向かって並び替えをします。降順はその逆です)
図2-5 もし、一行目もソートの対象にしたい場合は、「先頭行をデータの見出しとして使用する」チェックを外せば、一行目もソートの対象にできます。

 例では、ソートのキーを二つにすることにしていますので、もう一つキーを指定しなければなりません。

図2-6 「レベルの追加」ボタンをクリックします。
並べ替え:キーの設定

図3-1 「次に優先されるキー」が追加されました。
図3-2 前と同様にして、「列」のドロップダウンリストから「住所」を選択します。
図3-3 「並べ替えのキー」のドロップダウンリストから「値」を選択します。
図3-4 「順序」のドロップダウンリストから「昇順」を選択します。(昇順は小さい方から大きい方に向かって並び替えをします。降順はその逆です)

以上で、ソートの準備が出来ました。
図3-5 「OK」ボタンをクリックします。
並べ替え:第2キーの設定

図4-1 「並び替えの前に」メッセージが表示され、ソートの方法についての確認が表示されました。例では、第1キーのKEY列の中に、数字と文字列が混在しているように見えるため、数字に見えるものは数字として並べ替えを行うのかを確認されています。
 今回は、デフォルトのまま「OK」ボタンをクリックします。
並べ替えの実施前確認

 並べ替えが実行されました。並べ替えは一瞬で終了してしまいます。

 結果を見てみましょう。

図5-1 まず、KEY列でソートがされています。数字の文字列が先に並び、その後にABCの文字列が並んでいます。
 コンピュータの世界では、数字は英字より小さいというルールが有ります。このため、例のように並んでいます。
 また、数字の文字列の並びについては、1111より50が大きいようになっていますが、これは、これらの数字の文字列が、数値としてではなく、数値に見える文字として認識されているためです。
図5-2 次に住所列でソートがされています。KEY列の並びの区切りが変わるごとに、住所の並びが昇順に並んでいるのが分かるでしょうか。
 これが、ソートをした時のデータの並び方の規則です。一番目のキーで並び、次に2番目のキーが並ぶ、あとはキーが増えても同じです。
並べ替えの結果

 この例では、ソートキーは2列使用しましたが、Excel2010では64列まで指定できるようになっています。
 以上で、ソートの操作は終わりです。





市民パソコン教室北九州小倉校の「パソコン無料相談」も見てね。

コメント


認証コード4694

コメントは管理者の承認後に表示されます。