エクセルの「データの入力規則」のリスト選択機能を設定する

エクセルの「データの入力規則」のリスト選択機能を設定する

こんにちは、市民パソコン教室北九州小倉校の篠原です。


今回の便利な関数、5回目は「データの入力規則」から「リスト」機能の使い方です。
名前定義については、以前の解説「名前定義 Part1」「名前定義 Part2」をご覧ください。

便利な関数

今回の入力規則で、予定した便利な関数と設定は一通り終了です。次は、以下の機能を活用して入力フォームを作ってみようかな。お楽しみに。

  1. INDEX関数
  2. MATCH関数
  3. COUNTA関数
  4. INDIRECT関数
  5. OFFSET関数
  6. 名前定義 Part1
  7. 名前定義 Part2
  8. データの入力規則

データの入力規則

 エクセルで、セルにデータを入力す場合、特定のセルに決まった数字や文字を選択肢から選んで入力したい場合があります。


 「いちがつ」という表現を例に挙げると、下の図1-1のように複数の表現があります。これは、人間が見れば「いちがつ:月の名前」のことを表現していることは理解できますが、コンピュータはそれぞれが異なるものと理解します。同じ意味のデータをばらばらの表現で入力してしまうと、うまく情報を整理することはできませんね。


 そこで、「データの入力規則」の「リスト」機能を利用します。特定のセルに入力できるデータを制限し、統一したデータになるように誘導します。こうすれば、だれが入力しても統一したデータが入力できるようになります。情報を整理していくうえでは非常に大事なことですね。

入力規則のリストを作る

  • 1-1 入力規則に使用する、リストデータは、ワークシートのどこに作っても構いません。データを入力するワークシートと、入力規則で利用するリストデータを別のワークシートに作る事も出来ます。
     例では、月の名前を1月から12月までリストデータとして「D31:D42」セルに入力します。
  • 1-2 次に、入力規則を設定するセル「B31:B34」を選択します。
    データの入力規則、リスト機能:リストデータの準備

  • 1-3 「データ」タブの「データツール」グループから「データの入力規則」のアイコン部分をクリックします(文字の部分をクリックすると図のような機能の選択肢がリスト表示されますので「データの入力規則」を選択します)。
    データの入力規則、リスト機能:設定画面

  • 1-4 「データ入力規則」ダイアログボックスが開きます。
     「設定」タブの「条件の設定」グループ「入力値の種類」ドロップダウンリストボックスから「リスト」を選択します。
    データの入力規則、リスト機能:リスト機能選択

  • 1-5 「元の値」を「=$D$31:$D$42」と設定します。
  • 1-6 「OK」ボタンをクリックします。
    データの入力規則、リスト機能:リスト範囲選択

  • 1-7 これで、「B31:B34」のセルには入力規則が設定され、1月~12月までのデータがドロップダウンリストボックスから選択入力することが出来るようになります。
    データの入力規則、リスト機能:リスト選択画面

  • 1-8 この状態で、手入力で「一月」や「いちがつ」など、設定値と異なるデータを入力しようとしても、エラーが表示され、入力を完了することが出来ません。「再試行」をクリックすると、入力中のセルは入力データを保持したまま編集状態になります。「キャンセル」をクリックすると入力中のセルの内容はクリアされ入力待ち状態になります。
    こんなことでデータの統一に一役買ってくれるということですね。
    データの入力規則_リスト機能:リスト入力テスト


     入力規則については、以前別の機能を解説したことがありますので、こちらもご覧ください。
    エクセルで入力規則を設定する




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    Tag: エクセル EXCEL データの入力規則 リスト

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