カテゴリ:Word

ワードのはがき印刷を使う

こんにちは、市民パソコン教室北九州小倉校の篠原です。


 九州は梅雨も明け、毎日厳しい暑さが続いています。
 私も少しバテ気味になり、だいぶ更新がお留守になってしまいました。

 今日は、ワードのはがき印刷を使ってみます。


 この操作は、ワード2013で行います。

差し込み印刷機能ではがき印刷

 そろそろ暑中見舞いのじゅんぼシーズンですね。

 季節の挨拶状と言うのは、皆さん丼麻生津を使っているでしょうか。
 私は、もっぱら、アクセス(Access)でデータベースを作って、ワードで印刷というスタイルが続いています。

 今日は、ワードのはがき印刷の機能をつかって、宛名書き部分の印刷が出来るまでを順ををって操作していきます。
 今回のデータファイルは、エクセルファイルを使うように設定します。
 これが出来れば、市販のはがき印刷ソフト…?かな。
 
 では。

差し込み文書の作成

  • 図1 (差し込み文書)
  • 1-1 「差し込み文書」タブの「作成」グループの「はがき印刷」ボタンをクリックします。
     別の文書ウィンドウが開きます。
    ワードのはがき印刷について:差し込み文書作成

  • 1-2 「はがき宛名面印刷ウィザード」ダイアログボックスが表示されます。ここでは何もすることが無いので、「次へ」ボタンをクリックします。
    ワードのはがき印刷について:はがき印刷ウィザード1

  • 1-3 「はがきの種類」を選択します。例は、「年賀/暑中見舞い」を選択します。「次へ」ボタンをクリックします。
    ワードのはがき印刷について:

  • 1-4 「縦書き/横書き」を選択します。例は、「縦書き」を選択します。「次へ」ボタンをクリックします。
    ワードのはがき印刷について:はがき印刷ウィザード2

  • 1-5 「書式」を設定します。例では、既定のままにしておきます。
     「縦書き時の番地の書式を指定してください」にチェックを付けておくと、住所録に入力されている、「住所1」「住所2」という項目の算用数字を、漢数字に自動的に変換してくれます。便利な機能ですね。
     「次へ」ボタンをクリックします。
    ワードのはがき印刷について:はがき印刷ウィザード3

  • 1-6 「差出人の住所の入力」をします。全てを入力すする必要はありません。差出人のあて名として表示させたい項目だけ入力することが可能です。
    「次へ」ボタンをクリックします。
     「差し込み印刷の指定」をします。
    ワードのはがき印刷について:はがき印刷ウィザード4

  • 1-7 「標準の住所録ファイル」を「Microsoft Excel」に変更します。そのほかの指定はそのままにします。「次へ」ボタンをクリックします。
    ワードのはがき印刷について:はがき印刷ウィザード5

  • 1-8 以上で基本的な設定は終わりです。
    ワードのはがき印刷について:はがき印刷ウィザード6

  • 1-9 住所録をExcelファイルを選択したので、テーブルの選択ダイアログボックスが表示され、住所録が入力ざれているシートを選択します。
    ワードのはがき印刷について:はがき印刷ウィザード7

  • 1-10 項目が設定されたレイアウト画面が表示されます。出来たばかりのレイアウトには、差出人の情報しか表示されていません。既に住所録ファイルがあり、データが入力されていて、ハガキの標準的な差し込みフィールド名に一致した項目があれば、その情報が表示されます。
    ワードのはがき印刷について:はがき印刷ウィザード8

  • 1-11 実際にどのようにフィールドが挿入されたか確認します。この段階では、実際にデータが無くエクセルの表の項目名の定義だけがある状態です。項目名は、ワードが既定で作った項目名です。
    ワードのはがき印刷について:はがき印刷ウィザード9

住所録を作る

  • 図2 (住所録を入力する)
  • 2-1 「はがき宛名面印刷」タブを選択します。
  • 2-2 「編集」グループの「宛名住所の入力」
     「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが表示されます。
    ワードのはがき印刷について:住所録入力の準備

  • 2-3 「データソース」からエクセルファイルを選択します。
  • 2-4 「編集」ボタンをクリックします。
     「データソースの編集」ダイアログボックスが表示されます。
    ワードのはがき印刷について:住所録入力編集画面

  • 2-5 各フィールドにデータを入力します。すべての項目に入力する必要はありません。
  • 2-6 次の人の住所を入力するには、「新しいエントリ」ボタンをクリックします。
     一行追加され、住所が入力できるようになります。
  • 2-7 住所録の入力が完了したら、「OK」ボタンをクリックします。
    ワードのはがき印刷について:住所録の入力方法

  • 2-8 保存の確認ダイアログボックスが表示されるので「はい」ボタンをクリックします。
     入力されたデータが表示されています。
    ワードのはがき印刷について:住所録の保存確認

  • 2-9 「データソース」の右横にあるチェックボックスのチェックをOn,Offすることで、差し込み印刷の際にこのデータを使うか使わないかの操作ができます。印刷が不要の場合は、チェックを外せば印刷されなくなります。
    ワードのはがき印刷について:住所録のアイテム選択

差し込み文書のレイアウトを操作する

  • 図3 (入力した住所の確認とフィールドの追加)
     住所録の入力が終わったら、レイアウトの確認をします。
     実際に表示してみると、データとして住所_3を入力しましたが、ここには出てきていません。
  • 3-1 「住所_2」の後に「住所_3」を追加しますので、「住所_2」の後にカーソルを配置します。
    ワードのはがき印刷について:住所の確認をする

  • 3-2 「差し込み文書」タブの「文書入力とシールドの挿入」グループの「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリックします。
    ワードのはがき印刷について:差し込みフィールドの挿入

  • 3-3 「住所_3」をクリックします。
    ワードのはがき印刷について:住所3を追加

  • 3-4 フィールドが入力されました。
     このままでは、住所_2のすぐ後に住所_3が印刷されていましますので、改行しておきます。
    ワードのはがき印刷について:住所3の追加位置

  • 3-5 レイアウトを調整します。例では、「住所_2」を中央寄せ、「住所_3」を下寄せに設定しています。
    ワードのはがき印刷について:住所の縦書き文字列の配置

住所番地の表示の仕方

  • 図4 (数字を漢数字に変換する)
  • 4-1 住所の番地は漢数字に変換するように設定しましたが、うまくできていないようです。これは、ワードの標準では。住所_2までは設定しますが、「住所_3」には設定されていないためです。
    ワードのはがき印刷について:住所の算用数字を漢数字に変換

  • 4-2 「住所_3」のフィールドの上にマウスカーソルを置き、右クリックします。
     メニューが表示されますので、「フィールドの編集」を選択します。
     「フィールド」ダイアログボックスが表示されます。
    ワードのはがき印刷について:フィールドオプション

  • 4-3 「フィールドオプション」グループの「標準のフィールド名を使う」と「数字を漢数字に変換する」にチェックを入れます。 「標準のフィールド名を使う」をチェックすると、番地などに使う横棒(縦棒)をきちんと表示できます。
     「数字を漢数字に変換する」をチェックすると、数字を漢数字に変換します。
  • 4-4 設定されてフィールドオプションの中を詳しく見てみます。「フィールドコード」ボタンをクリックします。
    ワードのはがき印刷について:フィールドオプションの詳細

  • 4-5 「フィールド」ダイアログボックスの内容が切り替わり、フィールドの設定内容が表示されます。
     フィールドコードのテキストボックスを見ると、フィールドコード(MERGEFIELD)とフィールド名(住所_3)、フィールドコードオプション(\m \v)が設定されているのがわかります。
  • 4-6 「オプション」ボタンをクリックします。
     「フィールドオプション」ダイアログボックスが表示されます。
    ワードのはがき印刷について:フィールドオプションの詳細2

  • 4-7 「フィールド固有のスイッチ」タブをクリックします。
  • 4-8 「スイッチ」リスト内の「\v」「\m」をクリックしてみると、その機能が「説明」に表示されます(この表示は画像加工で合成して表示しています。通常は一つずつ表示されます)。
     オプションの変更はここでもできます。「フィールドに追加」ボタンをクリックすることで、オプションコードが入力可能です。
    「OK」ボタンをクリックすると、ダイアログボックスを閉じます。
    ワードのはがき印刷について:フィールドオプションのスイッチ

  • 4-9 設定変更後の結果を確認します。数字は漢数字に変換され、英字も縦にきちんと表示されています。
    ワードのはがき印刷について:フィールドオプションの表示結果

郵便番号表示位置の調整

  • 図5 (郵便番号の配置調整)
     宛先の郵便番号の配置を微調整できます。
  • 5-1 「はがき宛名面印刷」タブの「編集」グループの「レイアウトの微調整」ボタンをクリックします。
     「レイアウト」ダイアログボックスが表示されます。
    ワードのはがき印刷について:郵便番号の位置調整

  • 5-2 「縦位置」「横位置」を変更して、郵便番号の表示位置を調整できます。印刷してみて、印刷位置がずれていたら、ここで調整しましょう。
    ワードのはがき印刷について:郵便番号の位置調整

はがきを印刷する

  • 図6 (はがき印刷)
     印刷は、プリンターにすぐ出力か、新規文書へ差し込み住所録件数分のぺーじを作り、それからプリンターに印刷する方法があります。
  • 6-1 プリンターにすぐ印刷する場合は、「表示中のはがきを印刷」をクリックします。
    ワードのはがき印刷について:はがきを印刷

 「印刷」ダイアログボックスが表示されます。

  • 6-2 必要な項目を設定して「OK」ボタンをクリックします。
     現在画面に表示されている、はがきが印刷されます。
    ワードのはがき印刷について:表示されている画面のはがき印刷

  • 6-3 「すべて印刷」をクリックします。
     「プリンターに差し込み」ダイアログボックスが表示されます。
    ワードのはがき印刷について:すべての住所録のはがき印刷

  • 6-4 「レコードの印刷」グループには以下の方法があります。
     ◆すべて:住所録全部を印刷します。
     ◆現在のレコード:選ばれている住所録(表示されているデータ)を一枚だけ印刷します。
     ◆指定範囲の印刷:最初のレコード(入力値)から最後のレコード(入力値)までの連続した範囲を印刷します。
    ワードのはがき印刷について:住所録からの印刷データを選択してはがき印刷


     次は、いったん差し込みデータを使った文書を作った後に、印刷する方法です。
  • 6-5 「新規文書へ差し込み」ボタンをクリックします。
    ワードのはがき印刷について:すべての住所録のはがき印刷

  • 6-6 指定内容は、図6-4と同じです。ここでは、プリンターに印刷されるのではなく、新規文書として住所録分のページが作成されるところが異なります。
     新規文書が作成されると、例ではタイトルバーに「レター1 - Word」と表示されています。
     これで作成された新規文書は、変更やページの削除も可能です。
     ◆新規文書の印刷時には、注意が必要です。例では、2件ですが、この2ページ目だけを印刷する場合は、通常の印刷で2ページ目の指定をすると印刷ができません。以前紹介した「ワードのセクションが有る文書のページ指定印刷についてを参考にしてください。
    ワードのはがき印刷について:すべての住所録のはがき印刷で新規文書として作成

はがき宛名面印刷の注意事項

  • 図7 (はがき印刷宛名面文書について)
  • 7-1 はがき印刷ウィザードで作成された、はがき宛名面のドキュメントを開いたときに、「セキュリティー警告」がリボンのすぐ下に黄色いバーで表示されます。ここで、「コンテンツの有効化」ボタンをクリックしておきます。
    ワードのはがき印刷について:はがき印刷注意事項

  • 7-2 このボタンをクリックしておくと「はがき宛名面印刷」タブが表示されるようになります。
     ただしこの「はがき宛名面印刷」タブが表示されなくても、はがきの印刷はできます。
    ワードのはがき印刷について:はがき宛名面印刷タブが出ない

 以上で、はがき印刷の一連の操作をしました。

 操作を見返しながらやってみましたが、これまで気が付かなかった機能も発見しました。住所番地の数字を漢数字に自動的に変換してくれる機能は優れものだと思います。これだけの機能があれば、住所の番地の入力やはがき印刷が楽になりますね。

 以上で、ワードのはがき印刷を使う方法は終わりです。




市民パソコン教室北九州小倉校の「パソコン無料相談」も見てね。

ブログのお題拝借
Tag: ワード Word 差し込み印刷 はがき印刷 アドレス帳 エクセル Excel フィールドコード フィールドオプション 住所録

コメント


認証コード0387

コメントは管理者の承認後に表示されます。